Bonjour à vous!

Voilà un petit moment maintenant que je n’avais rien écrit sur ce blog. 2020 est une année relativement chargée professionnellement parlant, à mon grand bonheur! Je cours partout et j’ai des tonnes de projets à réaliser, et j’ai d’ailleurs hâte de vous en parler.

Aujourd’hui je reviens vers vous pour vous parler ORGANISATION . Un mot simple et pourtant.

Voilà près de 2 ans maintenant que mon entreprise a été créée. Lorsque j’ai commencé à travailler, mon but était d’être la plus organisée possible afin d’être la plus productive possible.
La période de Noël arrivant, j’avais pour objectif de pouvoir réaliser le maximum de portraits afin d’éviter de fermer le carnet de commandes et de satisfaire tout le monde. À dire, c’était facile. À faire, c’était une toute autre histoire. Car comme bien des auto-entrepreneurs, à côté de mon occupation principale, à savoir dessiner, s’ajoutait tout une liste de choses à faire: la comptabilité, la gestion des stocks, les échanges par mail et Instagram. Se sont ajoutées à ça après un an d’activité, la gestion des impressions et des expéditions. Et c’est pas rien.
Pendant un an et demi mon organisation a été la suivante:
Pendant que je buvais mon café, j’ouvrais mes mails et y répondais. Je faisais un point sur les commandes qui avaient été passées entre temps, je regardais où j’en étais dans les portraits, et j’ouvrais mon desk planner et y inscrivais à la suite tout ce que je devais faire dans la journée. Ça ressemblait à ça:

Inutile de vous dire que je n’arrivais jamais à boucler dans la journée tout ce que je voulais. Tout était mélangé. Parfois je ne prenais pas de pause le midi et mangeais à 17h, il m’arrivait très régulièrement de me coucher à bien plus de minuit.
Tout ça générait énormément de stress car à chaque fin de journée j’étais frustrée et angoissée de ne pas avoir réussi à tout faire. Le matin dès l’instant où j’ouvrais les yeux je me répétais toute la liste des choses à faire en cette nouvelle journée: crise d’angoisse assurée, ça me coupait le souffle. Et stress = non productivité. À mesure que je dessinais je ne pensais qu’à une chose: toutes les innombrables tâches qui m’attendaient. Je ne faisais que bougonner et je me plaignais que les journées n’étaient pas assez longues.

À ça, c’est rajouté le “stress des mails”. Explications: j’ai estimé pendant longtemps que les réponses aux mails de mes clients devaient être rédigées à n’importe quel moment de la journée, de la semaine, et surtout le plus rapidement possible pour les satisfaire au maximum. Au détriment de ma vie privée. Il m’est arrivée plus d’une fois de répondre aux mails à table, au restaurant, au lit, ou encore sous la douche (oui oui!), ou pendant des moments partagés avec minou, en vacances, à la plage etc. J’ai mis près d’un an avant de réaliser que ce n’était plus possible et m’imposer des horaires pour les réponses, à savoir du lundi au vendredi de 9h à 18h. J’ai beaucoup culpabilisé au début pendant les week-end car je suis extrêmement soucieuse de la satisfaction de mes clients, tout le temps.
J’ai régulièrement été confrontée à des personnes stressées pour telle ou telle raison concernant leurs portraits, m’écrivant plusieurs fois par jour, et ce même le week-end. Pendant que je dessinais, mon ordinateur était en permanence ouvert sur ma boîte mail pour être à l’affût. Il m’est arrivée récemment de recevoir un message sur Instagram sur mon compte personnel me demandant de rendre des comptes “mais vous n’êtes pas en train de travailler sur mon projet?!”. Ce message fut l’élément déclencheur.

À ce moment là, j’étais réellement dévastée et tellement fatiguée que j’en suis même arrivée à penser à tout arrêter car je n’étais pas faite pour ça. Je ne prenais plus aucun plaisir à réaliser les portraits. Et je me suis toujours dit que le jour où je n’aimerais plus mon travail il serait alors temps pour moi d’arrêter. J’étais quand même très déçue que ce moment arrive si tôt.
Je me suis posée, j’ai beaucoup réfléchi et j’en ai discuté autour de moi. C’est alors que j’ai réalisé bien des choses: mes journées telles qu’elles étaient “organisées” ne donnaient clairement pas envie. J’ai compris qu’il y avait un temps pour tout, que si je devais m’accorder une pause plus longue le midi pour être plus créative, je devais me l’accorder. J’ai aussi compris que mon métier principal était de dessiner et que les autres tâches n’étaient PAS mon métier principal et que par conséquent, la tranche horaire dédiée aux mails (pour rappel, du lundi au vendredi de 9h à 18h) était beaucoup beaucoup trop élevée!  Il fallait aussi que chaque jour je réserve un créneau à la compta, aux stocks, aux impressions etc. J’ai réalisé aussi que l’anxiété de mes clients n’était PAS la mienne. J’ai du adapter en fonction de mes besoins. Faire du sur-mesure, et surtout: S’ÉCOUTER.

J’ai donc revu tout mon planning:
J’ai gardé mes horaires habituelles de 9h à 18h. J’ai choisi de ne pas faire plus de 3h de tablette graphique d’affilée, d’au moins m’accorder une pause au bout de 3h de dessins car passé ce temps, je fatigue et n’arrive plus à me concentrer. J’ai décidé de m’accorder 2h30 de pause le midi, tout simplement pour pouvoir me reposer suffisamment. Concernant les réponses aux mails, j’ai voulu y accorder une demie heure par jour (plus si besoin est, évidemment, tout n’est pas chronométré non plus) après ma pause déjeuner non pas dès le matin pour ne pas générer trop de stress (parfois les clients sont assez “virulents” et parfois très impatients, tous ne comprennent pas que le fait-main prend parfois du temps). Et enfin, une heure par jour est désormais accordée à toutes les autres tâches: le lundi après-midi par exemple je gère les stocks, les mardi et jeudi après-midi je m’occupe du site Internet, le mercredi matin est dédié aux impressions et expéditions, et le vendredi après-midi à la comptabilité.
Ce planning est susceptible d’évoluer avec le temps selon les besoins. Peut être que dans quelques jours j’estimerai qu’il n’est pas judicieux de faire telle tâche tel jour etc.

Et vous savez quoi? JE REVIS.
Réellement. De savoir qu’il y a un temps pour tout. Que tout y est et que je réussirai toutes les tâches dans la semaine. Je ne panique plus en dessinant, je ne panique plus en me réveillant et je travaille avec grand grand plaisir.

Alors je ne dis pas que mon organisation est la meilleure mais qu’en tous cas elle l’est pour moi.
Le conseil que je donne à toutes les personnes souhaitant s’organiser de la meilleure des façons, c’est vraiment de s’écouter. Et de faire en fonction de vos besoins. Lorsque vous vous écouterez un peu plus, je vous assure que vous verrez la différence. Faites du sur-mesure, adaptez.

N’hésitez pas à m’écrire si vous avez des questions, si je peux y répondre (toujours en fonction de MON expérience, je ne prétends pas tout savoir) je le ferai avec grand plaisir.

Je vous souhaite à tous une belle fin de week-end et surtout bon courage pour lundi 😉

Yva